Política de habeas data y tratamiento de datos personales

1. Alcance

Esta Política aplica a todas las bases de datos y archivos, físicos o digitales, que contengan datos personales objeto de tratamiento por parte de ARTEFACTO, ya sea que dicho tratamiento se realice de manera manual o automatizada. Es de obligatorio cumplimiento para todas las áreas, procesos y terceros que, en virtud de su relación con la Compañía, tengan acceso o realicen tratamiento de datos personales en su nombre. Cobija, entre otros, a los siguientes titulares:

• Colaboradores y ex colaboradores, y cualquier persona que llegue a vincularse en el futuro.
• Candidatos y aspirantes en procesos de selección de personal.
• Clientes, usuarios y prospectos de los servicios de la Compañía.
• Participantes en los programas, entrenamientos y experiencias de la Compañía.
• Proveedores, contratistas y aliados estratégicos.
• Accionistas, socios y representantes legales.
• Visitantes de la página web y de las instalaciones de ARTEFACTO.

2. Objetivo

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y en el Decreto 1377 de 2013 (las "Normas de Habeas Data"), compilado en el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 (Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo), y en cumplimiento de la obligación a cargo de ARTEFACTO GLOBAL SOLUTIONS S.A.S. de proteger los datos personales de las personas naturales que le son proporcionados para su tratamiento, se pone en conocimiento de colaboradores, candidatos, clientes, proveedores y terceros en general que suministran sus datos a ARTEFACTO la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

3. Marco normativo

• Constitución Política de Colombia, artículo 15 (derecho fundamental al habeas data).
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012.
• Decreto 1074 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo), Capítulo 25, que compila el Decreto 1377 de 2013.
• Circular Externa 002 de 2015 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Resolución 1674 de 2016 (SIC) — Registro Nacional de Bases de Datos.
• Demás circulares, conceptos y directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio, autoridad de control en la materia.

4. Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita dirigida al titular para informarle sobre la existencia de la presente Política y el tratamiento de sus datos personales.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato sensible: Aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como el origen racial o étnico, la orientación política o sexual, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos u organizaciones sociales, los datos de salud, los datos biométricos y las fotografías que permitan identificar a una persona.

Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.

Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Transferencia: Envío de datos personales a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento, dentro o fuera del territorio colombiano.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica su comunicación dentro o fuera del territorio colombiano, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia o supresión, por cualquier medio.

5. Identificación del Responsable del Tratamiento

Razón social: ARTEFACTO GLOBAL SOLUTIONS S.A.S., empresa legalmente constituida en Colombia, identificada con NIT 901.765.512-0.
Domicilio: Calle 85 # 24-39, Bogotá, Colombia.
Teléfono: 310 6583182.
Correo electrónico: artefactocolombia2023@gmail.com — Página web: https://www.artefacto-global.com.

6. Principios rectores

• Legalidad: el tratamiento se sujeta a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
• Finalidad: el tratamiento obedece a una finalidad legítima, explícita y previamente informada al titular.
• Libertad: el tratamiento solo se ejerce con el consentimiento previo, expreso e informado del titular; sus datos no se obtienen o divulgan sin dicha autorización.
• Veracidad o calidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Transparencia: se garantiza el derecho del titular a obtener del Responsable, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
• Acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a los límites derivados de la naturaleza de los datos, de la ley y de la Constitución; los datos, salvo información pública, solo pueden estar disponibles para titulares, Responsables, Encargados y personas autorizadas.
• Seguridad: la información sujeta a tratamiento se maneja con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros.
• Confidencialidad: todas las personas que intervienen en el tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información, incluso después de finalizada su relación con ARTEFACTO.

7. Datos personales objeto de tratamiento

En diferentes ocasiones ARTEFACTO podrá solicitar información relacionada con la identificación personal del titular, la cual deberá ser proporcionada a fin de desarrollar las relaciones comerciales, laborales, contractuales y demás negocios jurídicos. El suministro de esta información es voluntario y el titular podrá abstenerse de entregarla, sin perjuicio de que ello pueda impedir la prestación del servicio o la vinculación solicitada.

ARTEFACTO también podrá recopilar información no personal de navegación (tipo de navegador, dominio, etc.) cuando se visiten sus páginas de Internet, con el fin de mejorar su función y contenido.

Dentro de los datos personales que ARTEFACTO podrá recopilar se encuentran, entre otros, los siguientes:

• Datos de identificación: nombres y apellidos, fecha de nacimiento, sexo, estado civil, domicilio, teléfono fijo y celular, correo electrónico.
• Datos financieros: en el marco de operaciones para adquirir servicios, inscripciones a eventos, procesos de contratación o participación en promociones (por call center o sitio web), se podrán solicitar datos relacionados con tarjetas bancarias (nombre del tarjetahabiente, número, fecha de vencimiento, tipo de tarjeta y código de seguridad), información de nómina y seguridad social, así como el domicilio de entrega y demás información necesaria para completar la transacción.
• Datos sensibles: ocasionalmente, y con el fin de brindar una mejor experiencia de servicio o gestionar la relación laboral, se podrán recabar datos considerados sensibles, tales como fotografías que permitan identificar al titular, hábitos de consumo, información relacionada con el estado de salud o datos biométricos. El tratamiento de estos datos siempre será informado previamente al titular, de manera que este autorice expresamente dicho tratamiento; el titular no está obligado a responder preguntas sobre datos sensibles y su respuesta tiene carácter facultativo (ver numeral 13).

8. Fuentes y medios de recolección de los datos

Los datos personales que recopile ARTEFACTO serán recolectados mediante el diligenciamiento de formatos de inscripción, hojas de vida, órdenes de compra u otros formatos, y/o mediante la recopilación de información o documentación requerida por la Compañía, ya sea de manera personal, telefónica, por medios ópticos o cualquier otra tecnología, así como por vía electrónica a través de la página web o del correo electrónico de ARTEFACTO, o de cualquiera de sus páginas de Internet presentes o futuras.

9. Finalidades del tratamiento

El tratamiento de datos personales por parte de ARTEFACTO se realiza con los siguientes propósitos generales, los cuales serán informados a los titulares al momento de la recolección:

1. Desarrollo de negocios existentes y relaciones comerciales futuras, incluyendo el contacto de titulares por parte de aliados comerciales respecto de servicios de su interés, siempre con opción de aceptar o rechazar dicha divulgación con fines de mercadeo.
2. Fines comerciales y mercadotécnicos: envío de información sobre promociones, eventos, sesiones de entrenamiento, nuevos servicios y evaluaciones de calidad del servicio.
3. Ejecución de órdenes de compra, incluyendo cargos a tarjetas de crédito o débito derivados de la compra de servicios.
4. Gestión de la navegación en las páginas de Internet de ARTEFACTO y envío de contenido, anuncios y material de información y promoción.
5. Prestación de los programas y servicios de ARTEFACTO, incluyendo gestión del riesgo vial, aseguramiento de izaje de cargas, cultura de seguridad y liderazgo para decisiones críticas.
6. Prestación del servicio al cliente, confirmación de órdenes de servicio y administración de los pagos correspondientes.
7. Validación de la información suministrada por el titular, verificación de identidad y, en general, tratamiento y protección de los datos personales conforme a la normatividad vigente.
8. Atención de peticiones, quejas y reclamos, y desarrollo de labores de auditoría interna y mejora continua del Sistema Integrado de Gestión.
9. Cumplimiento de obligaciones contractuales, legales, contables, fiscales, tributarias y regulatorias.

Adicionalmente, y de forma segmentada según el tipo de titular, los datos personales se tratarán con las siguientes finalidades específicas:

9.1 Datos de colaboradores

• Gestión del vínculo laboral: contratación, nómina, seguridad social y prestaciones.
• Cumplimiento de obligaciones legales y regulatorias ante entidades estatales.
• Control de acceso a instalaciones y sistemas de información.
• Capacitación y desarrollo profesional.
• Evaluación del desempeño y procesos disciplinarios.

9.2 Datos de candidatos

• Evaluación y selección de perfiles para vinculación laboral.
• Verificación de referencias laborales y antecedentes.
• Conformación de banco de hojas de vida para futuras vacantes.

9.3 Datos de clientes y prospectos

• Prestación de los servicios contratados y seguimiento posventa.
• Envío de propuestas comerciales, cotizaciones e información de servicios.
• Facturación, cobro y gestión de cartera.
• Elaboración de estadísticas e informes de gestión.

9.4 Datos de proveedores y contratistas

• Gestión de contratos y pagos.
• Verificación de antecedentes legales y tributarios.
• Cumplimiento de deberes de debida diligencia (due diligence).

Si ARTEFACTO requiere tratar los datos personales para un fin distinto a los aquí indicados o a los informados al momento de la recolección, solicitará nuevamente la autorización del titular para los fines requeridos.

10. Autorización del titular

Para que ARTEFACTO pueda realizar el tratamiento de datos personales, es necesario que el titular otorgue su autorización previa, expresa e inequívoca, la cual se obtendrá por cualquiera de los siguientes medios:

• Cuando los datos se obtengan personalmente del titular, ARTEFACTO pondrá a su disposición la presente Política durante la recolección, por medio de los formatos físicos o electrónicos que utilice para tal efecto, a través de los cuales obtendrá igualmente su autorización.
• Cuando los datos se recolecten a través de la página web, la Política estará disponible para consulta en https://www.artefacto-global.com, y se verificará que el titular la acepte previo a su inscripción.
• Cuando los datos sean obtenidos por medios telefónicos, se informará al titular sobre la existencia de esta Política y las finalidades para las que se solicitan sus datos, siendo necesario que confirme su aceptación.

En el caso de datos sensibles y de datos de niños, niñas y adolescentes, ARTEFACTO obtiene el consentimiento previo, explícito e informado del titular o de su representante legal, respetando el interés superior de los menores y sus derechos prevalentes; para datos sensibles la autorización será siempre expresa y escrita.

Excepciones al requisito de autorización

De conformidad con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización del titular en los siguientes casos:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

11. Derechos de los titulares

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales tratados por ARTEFACTO tienen derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, pudiendo ejercer este derecho frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la ley y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, conforme al artículo 21 del Decreto 1377 de 2013.

12. Deberes del Responsable y del Encargado del Tratamiento

• Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio de sus derechos de hábeas data.
• Solicitar y conservar la autorización otorgada por el titular.
• Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
• Conservar la información bajo condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, y actualizarla oportunamente.
• Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicarlo al Encargado del tratamiento.
• Tramitar las consultas y reclamos en los términos señalados en esta Política y en la ley.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
• El tratamiento de los datos personales se realiza de manera exclusiva por las personas designadas por ARTEFACTO, sin permitir su uso, consulta, manejo o acceso a personas no autorizadas.

13. Tratamiento de datos sensibles

ARTEFACTO podrá tratar datos sensibles únicamente cuando el titular haya otorgado autorización expresa y escrita, o cuando la ley así lo autorice. Se consideran datos sensibles, entre otros, los siguientes tratados por la Compañía:

• Estado de salud, relevante para la administración de riesgos laborales y la gestión ante la ARL.
• Datos biométricos (huellas, reconocimiento facial) utilizados en sistemas de control de acceso.
• Creencias religiosas o filosóficas, cuando resulten relevantes para la gestión de permisos o ausencias.

Estos datos recibirán medidas de seguridad reforzadas y su tratamiento se limitará estrictamente a las finalidades declaradas al titular al momento de la recolección.

14. Área responsable y canales de atención

ARTEFACTO cuenta con un área encargada de realizar el tratamiento de los datos personales recolectados y de atender las solicitudes de los titulares relacionadas con el ejercicio de sus derechos. Dicha área podrá ser contactada a través de los siguientes canales:

Dirección: Calle 85 # 24-39, Bogotá.
Teléfono: 310 6583182.
Correo electrónico: artefactocolombia2023@gmail.com.
Página web: https://www.artefacto-global.com.

15. Procedimiento para el ejercicio de los derechos

Los titulares de los datos personales, sus representantes o causahabientes podrán ejercer sus derechos aportando la siguiente información: (i) nombre completo y domicilio del titular, u otro medio para comunicarle la respuesta; (ii) documentos que acrediten la identidad del titular o, de ser el caso, la representación con la que se actúa; (iii) descripción clara y precisa de los hechos que dan lugar a la solicitud; y (iv) los documentos que se quieran hacer valer y que sustenten la petición, remitidos al correo artefactocolombia2023@gmail.com.

Consultas

Cuando el titular, su representante o causahabiente requiera consultar sus datos personales contenidos en las bases de datos de ARTEFACTO, la consulta será atendida dentro de los diez (10) días hábiles siguientes contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atenderla dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

El titular, su representante o causahabiente que considere que sus datos deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrá presentar un reclamo escrito ante ARTEFACTO que contenga: identificación del titular, descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, dirección de correspondencia y los documentos que quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas; transcurridos dos (2) meses desde dicho requerimiento sin que el interesado presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos, dentro de los dos (2) días hábiles siguientes, una leyenda que indique "reclamo en trámite" y el motivo del mismo. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo, prorrogable por ocho (8) días hábiles más, informando al titular las razones de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo.

16. Negativa para acceder, rectificar, actualizar o suprimir datos

ARTEFACTO podrá negar el acceso total o parcial a los datos personales, o a la realización de la rectificación, actualización, supresión u oposición al tratamiento de estos, en los siguientes supuestos:

• Cuando el solicitante no sea el titular, o su representante legal no esté acreditado para actuar como tal.
• Cuando en la base de datos de ARTEFACTO no se encuentren los datos personales del solicitante.
• Cuando se lesionen los derechos de un tercero.
• Cuando exista impedimento legal o resolución de una autoridad competente.
• Cuando la rectificación, actualización, supresión u oposición ya haya sido previamente realizada, de manera que la solicitud carezca de materia.

ARTEFACTO no estará obligado a suprimir los datos o a acceder a la solicitud de revocatoria de la autorización cuando se configuren los supuestos contenidos en el artículo 9 del Decreto 1377 de 2013.

17. Transferencia y transmisión de datos personales

Cuando ARTEFACTO transfiera datos personales a alguno de sus proveedores, con el fin de llevar a cabo las finalidades del tratamiento establecidas en esta Política, lo hará previa celebración de acuerdos o cláusulas de confidencialidad y, siempre que: (i) el proveedor o tercero receptor acepte someter el tratamiento de los datos a la presente Política, y (ii) no se trate de alguno de los supuestos de excepción del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Igualmente, podrá realizar la transmisión de datos personales cuando cuente con contratos de transmisión suscritos con los proveedores, en los términos del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

En caso de que ARTEFACTO transfiera datos personales a terceros países u organizaciones internacionales, garantizará que el país receptor ofrezca niveles adecuados de protección o que se hayan suscrito las garantías contractuales exigidas por la Superintendencia de Industria y Comercio. Los datos personales podrán ser almacenados fuera del territorio de la República de Colombia, incluso en países que no cuenten con niveles de protección equivalentes a la legislación colombiana; en tal caso, los titulares autorizan el tratamiento en dichos países, y ARTEFACTO adoptará todas las medidas necesarias para garantizar su seguridad y confidencialidad.

ARTEFACTO podrá divulgar la información que recopila sobre los titulares a entidades gubernamentales cuando estas así lo soliciten, para dar cumplimiento a normas laborales y tributarias, y para atender requerimientos administrativos y judiciales, pudiendo entregarse para estos fines a abogados, asesores externos o auditores.

18. Seguridad de la información

ARTEFACTO adopta las siguientes medidas para proteger los datos personales, agrupadas conforme a su naturaleza:

Medidas técnicas

• Control de acceso basado en roles para los sistemas de información.
• Cifrado de datos en tránsito y en reposo para información sensible.
• Copias de seguridad periódicas y procedimientos de recuperación de datos.
• Monitoreo de accesos y detección de incidentes de seguridad.

Medidas administrativas

• Designación de un Responsable de Protección de Datos Personales.
• Capacitación periódica a los colaboradores sobre protección de datos y habeas data.
• Cláusulas de confidencialidad en contratos laborales y con proveedores.
• Procedimiento de respuesta ante incidentes de seguridad de datos.

Medidas físicas

• Control de acceso físico a las áreas donde se almacena información.
• Política de escritorio y pantalla limpia (clean desk / clean screen).
• Destrucción segura de documentos físicos que contengan datos personales.

ARTEFACTO no podrá ser responsable por daños que los titulares o cualquier otra persona puedan sufrir como resultado de una violación de confidencialidad ajena a su control respecto del uso de sus páginas de Internet, o de la información que los titulares transmitan en estas. Guardará confidencialidad respecto de los datos personales tratados, incluso después de finalizada la relación comercial, laboral o de otra naturaleza con el titular.

19. Tiempo de conservación de los datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales aplicables. A continuación se indican los principales plazos de referencia:

20. Responsable de Protección de Datos Personales

ARTEFACTO GLOBAL SOLUTIONS S.A.S. designa como Responsable de Protección de Datos Personales, punto de contacto para cualquier consulta, reclamo o solicitud relacionada con el tratamiento de datos personales, y responsable de coordinar el cumplimiento de la presente Política, a:

Nombre: [pendiente: responsable designado por Artefacto]
Cargo: [pendiente]
Correo electrónico: artefactocolombia2023@gmail.com

21. Registro Nacional de Bases de Datos

ARTEFACTO procederá al registro de sus bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), conforme a lo establecido en la Resolución 1674 de 2016 y las normas que la modifiquen o sustituyan.

22. Uso de cookies y tecnologías de rastreo

Las cookies son piezas de información que se descargan y archivan en los discos duros de los equipos al navegar en una determinada página de Internet, y que permiten al servidor recordar algunos datos del usuario. ARTEFACTO puede usar cookies para identificar a los titulares cuando vuelvan a sus páginas de Internet, con el fin de proporcionar una mejor experiencia de navegación. Las cookies de ARTEFACTO no contienen información personal de identificación alguna, y la Compañía no controla el uso o contenido de las cookies de terceros. Los titulares podrán elegir bloquearlas, en cuyo caso es posible que no puedan aprovecharse todas las características y funciones de las páginas de Internet de ARTEFACTO.

23. Vigencia

Esta Política entra en vigencia a partir de su adopción formal por la Dirección de ARTEFACTO y de su publicación en la página web. Las bases de datos objeto de tratamiento se conservarán conforme a lo indicado en el numeral 19.

24. Modificaciones a la Política

ARTEFACTO se reserva el derecho de efectuar modificaciones a la presente Política en cualquier momento. De conformidad con el artículo 5 del Decreto 1377 de 2013, cuando se presenten cambios sustanciales referidos a la identificación del Responsable o a la finalidad del tratamiento que afecten el contenido de la autorización, será necesario comunicar dichos cambios al titular y obtener una nueva autorización. Cualquier cambio sustancial será comunicado a los titulares a través de los canales habituales (correo electrónico, página web o carteleras internas) con una anticipación mínima de diez (10) días hábiles antes de su entrada en vigor. Los demás cambios serán informados y publicados oportunamente en la página web https://www.artefacto-global.com.